Version 1.3 — dernière mise à jour : 23 octobre 2026
Données de la copropriété (copropriétaires, locataires, prestataires, salariés du syndicat, extranet) : le responsable du traitement est le syndic de copropriété qui utilise CoproPilot. L'éditeur de CoproPilot agit pour son compte en qualité de sous-traitant (article 28 du RGPD), dans les conditions de l'accord de sous-traitance accepté par le syndic, et ne les utilise à aucune autre fin.
Comptes des syndics et de leurs équipes (inscription, organisation, abonnement, facturation, sécurité de la plateforme, support, mesure interne du parcours) : l'éditeur de CoproPilot est responsable du traitement.
Contact : votre syndic pour les données de votre copropriété ; l'éditeur, à l'adresse indiquée dans les mentions légales, pour votre compte CoproPilot. Une demande adressée à l'éditeur et qui relève du syndic lui est transmise.
| Traitement | Base légale | Conservation |
|---|---|---|
| Comptes, authentification et sessions | Exécution du contrat (art. 6(1)(b)) | Durée du compte (anonymisé à la suppression) ; sessions : 7 jours, supprimées chaque jour après expiration ; codes et liens de vérification : de 15 minutes à 24 heures, puis supprimés |
| Organisation et équipe du syndic (membres, invitations par e-mail) | Exécution du contrat (art. 6(1)(b)) | Appartenance : durée du compte ; invitation : valable 14 jours, supprimée 30 jours après son expiration |
| Gestion de la copropriété (lots, appels de fonds, charges, paiements, comptes bancaires) | Exécution du contrat de syndic et obligation légale (art. 6(1)(b) et (c)) | 10 ans pour les pièces comptables, puis anonymisation |
| Vérification des prestataires (SIREN, état administratif, procédures collectives au BODACC, qualification RGE) à partir des registres publics | Intérêt légitime du syndicat à vérifier la solvabilité de ses cocontractants (art. 6(1)(f)) | Tant que le prestataire figure dans un dossier ; actualisation quotidienne |
| Suivi des interventions (évaluation du syndic, confirmation « réglé ? » par les copropriétaires concernés) et réseau d’artisans : indicateurs agrégés par entreprise, publiés uniquement à partir de 3 copropriétés qui partagent leurs notes, sans nom de copropriété ni de personne. L’artisan est informé et dispose d’un droit de réponse et de signalement | Intérêt légitime (art. 6(1)(f)) ; le partage au réseau est désactivable à tout moment par le syndic | Durée de l’intervention dans le dossier ; liens de confirmation : 60 jours ; lien de l’artisan : 90 jours |
| Assemblées générales, convocations, votes électroniques et procurations | Obligation légale (loi du 10 juillet 1965, décret du 17 mars 1967) | Durée de conservation des archives du syndicat ; l'adresse IP du votant est conservée comme preuve du vote électronique |
| Signature électronique (Yousign) et lettre recommandée électronique (AR24, envoi validé par le syndic avec son code à usage unique), si le syndic les active ; à défaut, lettre recommandée avec accusé de réception postée par le syndic | Obligation légale et exécution du contrat de syndic ; notifications par voie électronique (art. 42-1 de la loi du 10 juillet 1965), par lettre recommandée électronique avec votre accord (art. L. 100 du code des postes et des communications électroniques), ou par voie postale si vous le demandez (art. 64-1 du décret du 17 mars 1967) | Durée de conservation des archives du syndicat |
| Incidents, travaux, documents, demandes au syndic | Exécution du contrat de syndic (art. 6(1)(b)) | Durée du mandat, puis archives du syndicat |
| Abonnement et facturation des syndics (Stripe) | Exécution du contrat et obligation légale comptable (art. 6(1)(b) et (c)) | Durée de l’abonnement ; factures : 10 ans |
| E-mails transactionnels (vérification, réinitialisation, invitations, convocations, notifications) | Exécution du contrat (art. 6(1)(b)) | Le temps de l'envoi chez le prestataire d'e-mail configuré, selon sa politique de conservation |
| Journal d'audit (traçabilité des modifications, des consentements et des accès support) | Intérêt légitime : sécurité et preuve (art. 6(1)(f)) | 3 ans, purge automatique quotidienne |
| Accès support (« se connecter en tant que ») par un administrateur de la plateforme | Intérêt légitime : assistance et résolution d’incidents (art. 6(1)(f)) | Session d'une heure au plus ; chaque accès est inscrit au journal d'audit (3 ans) |
| Programme de parrainage (code personnel, comptes parrainés, récompense) | Intérêt légitime : développement du service (art. 6(1)(f)) et exécution du contrat pour la récompense | Durée du compte du parrain ; le parrain voit le prénom ou une adresse e-mail masquée des comptes parrainés et leur statut |
| Mesure interne du parcours (inscription, activation, abonnement), sans cookie ni outil tiers | Intérêt légitime : amélioration du service (art. 6(1)(f)) | 25 mois, purge automatique quotidienne |
| Connexion d’assistants IA et jetons d’accès personnels (nom du jeton, application autorisée, dates de création et de dernière utilisation) | Exécution du contrat : accès au service à la demande du syndic (art. 6(1)(b)) | Jusqu’à révocation ou expiration, puis 30 jours ; supprimés avec le compte. Chaque action est inscrite au journal d’audit (3 ans) |
| Mesure d’audience des pages publiques (pages vues, site d’origine, campagne, type d’appareil), sans cookie : un identifiant pseudonyme recalculé chaque jour, sans conservation de l’adresse IP | Intérêt légitime : statistiques de fréquentation (art. 6(1)(f)), exemptée de consentement (art. 82 de la loi Informatique et Libertés) | 13 mois, purge automatique quotidienne |
| Jours d'utilisation de l'application par chaque compte, pour mesurer l'activité et la fidélité | Intérêt légitime : amélioration du service (art. 6(1)(f)) | 25 mois, purge automatique quotidienne ; supprimés avec le compte |
| Support et retours (widget « Support & retours ») | Votre demande : l'outil n'est chargé qu'à l'ouverture du support | Durée de traitement de la demande |
| Acceptation des conditions générales (CGU, CGV) et de l’accord de sous-traitance : document, version, date et heure | Exécution du contrat et intérêt légitime : preuve (art. 6(1)(b) et (f)) | Durée du compte ; la trace de chaque acceptation reste 3 ans dans le journal d'audit |
| Preuve des consentements et prises de connaissance de cette politique | Obligation légale (art. 7(1)) | Durée du compte ; la trace de chaque octroi ou retrait reste 3 ans dans le journal d'audit |
| Communications marketing | Consentement (art. 6(1)(a)), révocable à tout moment | Jusqu'au retrait du consentement |
| Notifications dans l’application | Exécution du contrat (art. 6(1)(b)) | Notifications lues : 1 an, purge automatique quotidienne |
| Sauvegardes de la base de données | Intérêt légitime : continuité du service (art. 6(1)(f)) | 30 jours au plus, rotation automatique |
Les purges marquées « automatiques » sont exécutées chaque nuit par l'application.
Aucune donnée sensible au sens de l'article 9 du RGPD n'est demandée : merci de ne pas en saisir dans les champs libres.
Vos données sont accessibles au syndic et à son équipe selon leurs droits dans l'application, au copropriétaire concerné pour ses propres données (extranet) et, dans la limite de leurs missions, aux prestataires suivants.
Hébergeur (application, base de données, documents et sauvegardes) : chargement… — pays des serveurs : chargement….
| Prestataire | Finalité | Localisation |
|---|---|---|
| Resend, ou le serveur SMTP configuré par l’éditeur à sa place | Envoi des e-mails transactionnels | États-Unis : transfert hors UE encadré par les garanties contractuelles du prestataire |
| Stripe | Paiement de l’abonnement (syndics) et, si activé, paiement en ligne depuis l’extranet | Union européenne (Irlande) ; transferts possibles vers les États-Unis encadrés par le prestataire |
| Yousign (si activé par le syndic) | Signature électronique de documents | France |
| AR24 (si activé par le syndic) | Lettre recommandée électronique | France |
| IGN, Géoplateforme (service public) | Suggestions d’adresses pendant la saisie d’une adresse : l’adresse tapée et l’adresse IP de votre navigateur lui sont transmises | France |
| DINUM, API Recherche d’entreprises (service public) | Suggestions d’entreprises pendant la saisie d’un prestataire : le texte tapé, la spécialité et le département de la copropriété lui sont transmis par nos serveurs | France |
Pour le support, un administrateur de la plateforme peut se connecter temporairement à votre compte (une heure au plus). Pendant cette session, il ne peut ni modifier vos consentements, ni exporter ou supprimer vos données, et chaque accès est inscrit au journal d'audit. Vos données ne sont ni vendues, ni utilisées à des fins publicitaires.
Un membre du syndic peut connecter un assistant IA de son choix (Claude, ChatGPT…) à son compte. Les données que cet assistant consulte ou dépose sont alors transmises à son éditeur, sous la responsabilité du syndic qui l'a connecté et selon les conditions de cet éditeur. L'assistant ne peut rien supprimer et n'a accès ni à la comptabilité, ni aux comptes bancaires, ni aux utilisateurs ; l'accès se retire à tout moment depuis la page « Assistants IA ».
La base de données et les sauvegardes sont hébergées dans le pays indiqué à la section 4. Des prestataires peuvent traiter des données hors de l'Union européenne : Resend (adresse du destinataire et contenu des e-mails) et Stripe (données de paiement). Ces transferts reposent sur les garanties prévues par le chapitre V du RGPD (décision d'adéquation ou clauses contractuelles types de la Commission européenne), que vous pouvez obtenir sur demande.
Le RGPD vous reconnaît les droits suivants :
Pour exercer ces droits, rendez-vous dans la section « Mes données personnelles » de votre espace utilisateur, ou contactez votre syndic (données de la copropriété) ou l'éditeur (votre compte). Une réponse vous est apportée dans un délai d'un mois.
Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de la CNIL (Commission nationale de l'informatique et des libertés) sur www.cnil.fr.
CoproPilot ne dépose que des traceurs strictement nécessaires au fonctionnement du service ou à des préférences que vous avez choisies. Ils sont exemptés de consentement (article 82 de la loi Informatique et Libertés) : aucun bandeau n'est donc affiché. Aucun cookie publicitaire, de pistage ou de mesure d'audience n'est utilisé : la fréquentation des pages publiques est mesurée sans cookie ni stockage sur votre appareil.
| Nom | Type | Finalité | Durée |
|---|---|---|---|
| better-auth.session_token (préfixé __Secure- en HTTPS) | Cookie (HttpOnly) | Maintien de la session authentifiée | 7 jours ou jusqu’à la déconnexion |
| better-auth.dont_remember | Cookie (HttpOnly) | Session non persistante si « se souvenir de moi » est décoché | Session du navigateur |
| csrf-token | Cookie (SameSite=Strict) | Protection contre la falsification de requêtes (CSRF) | Session du navigateur |
| theme, sidebar-sections | Stockage local | Préférences d'affichage (thème, menus repliés) | Jusqu'à suppression par l'utilisateur |
| copropriete-selection | Stockage local | Dernière copropriété sélectionnée | Jusqu'à suppression par l'utilisateur |
| cp_tour_seen:<compte>, cp_changelog_seen:<compte> | Stockage local | Mémorise que la visite guidée et les nouveautés ont été vues | Jusqu'à suppression par l'utilisateur |
| copro-pilot:pwa-install-dismissed-at | Stockage local | Mémorise le refus de la proposition d'installation | Jusqu'à suppression par l'utilisateur |
| pending_gdpr_consents | Stockage local | Consentements donnés à l'inscription, en attente de la vérification de l'e-mail | Supprimé dès leur enregistrement |
| user_role, pending_plan | Stockage de session | Rôle affiché et offre choisie pendant l'inscription | Fermeture de l'onglet |
| cp_referral_code | Stockage de session | Code de parrainage du lien d'arrivée, transmis à l'inscription | Fermeture de l'onglet |
| cp_lead_source | Stockage de session | Page d'arrivée (ex. un calculateur), transmise à l'inscription pour mesurer la provenance des comptes créés | Fermeture de l'onglet |
Les polices de caractères des pages sont servies par CoproPilot lui-même : l'affichage des pages ne déclenche aucune requête vers un service tiers. Seule la saisie d'une adresse dans un formulaire interroge le service de géocodage de l'IGN (Géoplateforme), qui reçoit le texte saisi et l'adresse IP de votre navigateur. Les indicateurs de performance (Web Vitals) sont envoyés à notre serveur sans identifiant ni cookie, et agrégés de façon anonyme. L'outil de support (Koe), hébergé par l'éditeur, n'est chargé qu'après que vous avez ouvert « Support & retours » : vos nom, adresse e-mail et rôle lui sont alors transmis pour traiter votre demande.
Nous mettons en œuvre des mesures techniques et organisationnelles pour protéger vos données personnelles : chiffrement des échanges (HTTPS), hachage des mots de passe, chiffrement des IBAN en base (AES-256-GCM) lorsque la clé de chiffrement est configurée, contrôle d'accès par rôles et par organisation, journal d'audit chaîné et vérifiable, en-têtes de sécurité HTTP, protection CSRF et limitation des tentatives de connexion.
Chaque modification substantielle donne lieu à une nouvelle version. Les utilisateurs connectés en sont informés par un bandeau dans l'application, et leur prise de connaissance de la nouvelle version est enregistrée.